Wstęp
Zarządzanie interesariuszami w projekcie jest kluczowym elementem sukcesu każdego projektu. Zgodnie z definicją PMI, interesariusz projektu to każda osoba lub organizacja która aktywnie uczęstniczy w projekcie lub której interesy mogą być pozytywnie lub negatywnie dotknięte wykonaniem i ukończeniem projektu. Interesariusze mogą mieć znaczący wpływ na sukces projektu. Ich interesy mogą być zgodne lub sprzeczne z celami projektu, dlatego też tak ważna jest umiejętność ich zarządzania. W poniższym artykule omówimy co powinno się znaleźć w strategii zarządzania interesariuszami, które pomogą zbudować dobre relacje i osiągnięcie celów projektu.
Na początek identyfikacja interesariuszy
Podczas trwania projektu istnieje wiele osób, grup, bądź organizacji które powinny zostać zidentyfikowane w celu osiągnięcia sukcesu. Może to obejmować poniższe osoby:
- Kierownika projektu – Odpowiedzialnego za planowanie, oraz wykonanie i zamknięcie projektu
- Klienta – odbiorcę projektu
- Zespołu projektowego – indywidualnych osób pracujących nad projektem
- Sponsora projektu – zapewniającej zasoby finansowe, a także wsparcie dla projektu
- Członków komitetu sterującego – spełniających funkcję nadzoru projektu
- Użytkowników końcowych – które będą wykorzystywały produkty oraz usługi wynikające z projektu
- Wykonawców i konsultantów- dostarczających usługi dla projektu
- Dostawców materiałów i produktów – dostarczających niezbędne zasoby do wykonania produktów i prac
- Przedstawicieli innych działów np. HR, IT, Finanse – dostarczających wiedzę specjalistyczną
- Grupy interesu publicznego – osoby, które mogą mieć obawy wynikające z projektu
- Władze publiczne, rządowe oraz podmioty regulacyjne – które regulują i monitorują projekt
Analiza interesariuszy w projekcie
Bez wątpienia po identyfikacji interesariuszy kluczowym jest zrozumienie oczekiwań i jaki wpływ interesariusze mają na projekt. Pomaga w tym tak zwana Macierz Interesariuszy (Stakeholder Power-Interest Grid), która klasyfikuje ich według dwóch kryteriów:
- Siła wpływu (Power) – na ile dany interesariusz może wpływać na projekt, pozytywnie bądź negatywnie.
-
Poziom zaangażowania (Interest) – jak bardzo interesariusz jest zainteresowany projektem. Niektórzy interesariusze są zainteresowani tylko na początku projektu, chociażby osoby reprezentujące wyższe kierownictwo, gdzie następnie usuwają się w cień podczas trwania projektu.
- Duży Wpływ- Duże Zainteresowanie – Ci interesariusze są kluczowymi graczami. Należy nimi ściśle zarządzać oraz dbać o ich zadowolenie.
- Duży Wpływ – Małe Zainteresowanie – Ci interesariusze muszą być zadowoleni, ale nie należy ich przeciążać komunikacją.
- Mały Wpływ – Duże Zainteresowanie – Ci interesariusze powinni być informowani i należy zająć się ich obawami.
- Mały Wpływ – Małe Zainteresowanie – Ci interesariusze wymagają minimalnego wysiłku i monitorowania, w rzeczywistośći mędą wdzięczni za otrzymywanie chociażby maili z aktualnym statusem.
Podsumowując macierz Mendelowa jest cennym narzędziem dla kierowników projektów do identyfikowania, a także priorytezowania interesariuszy na podstawie ich mocy i interesów. Dzięki temu kierownicy projektów mogą dostosować swoje strategie komunikacji i zaangażowania, aby zapewnić zaspokojenie potrzeb interesariuszy i zminimalizować potencjalne konflikty, co ostatecznie przyczyni się do sukcesu projektu. Poniżej znajduje się przykładowa macierz z informacją jak dana osoba może być sklasyfikowana.
Jak opracować strategię komunikacji?
Zarządzanie oporem i konfliktami w strategii zarządzania interesariuszami
Zarządzanie konfliktami między interesariuszami ma kluczowe znaczenie dla pomyślnego ukończenia projektu. Poniżej przedstawiamy kilka strategii skutecznego zarządzania konfliktami i ich rozwiązywania:
- Zrozum przyczynę konfliktu, wysłuchaj wszystkich zaangażowanych stron, dlatego że pomoże to w rozwiązaniu rzeczywistego problemu, a nie tylko objawów.
- Zachęcaj do otwartej i szczerej komunikacji między interesariuszami. Stwórz bezpieczne środowisko, w którym interesariusze czują się komfortowo, wyrażając swoje obawy i punkty widzenia.
- Praktykuj aktywne słuchanie, aby upewnić się, że wszyscy interesariusze czują się wysłuchani i zrozumiani. Może to pomóc w budowaniu zaufania oraz znalezieniu wspólnego gruntu.
- Stosuj techniki mediacji i negocjacji, aby ułatwić dyskusje i pomóc interesariuszom osiągnąć wzajemnie akceptowalne rozwiązanie. Neutralna strona trzecia może być pomocna w mediacji konfliktów.
- Zachęcaj interesariuszy do skupienia się na ich podstawowych interesach, a nie na ich stanowiskach. Może to pomóc w znalezieniu rozwiązań, które zaspokoją potrzeby wszystkich zaangażowanych stron.
- Opracuj plan rozwiązywania konfliktów. Utwórz formalny plan rozwiązywania konfliktów, który określa kroki, które należy podjąć w przypadku wystąpienia konfliktów. Plan ten powinien obejmować role, obowiązki i harmonogramy rozwiązywania konfliktów.
- Po osiągnięciu rozwiązania udokumentuj porozumienie i upewnij się, że wszystkie strony zainteresowane znają warunki. Pomaga to w zapobieganiu przyszłym nieporozumieniom. Dalsze działania: Regularnie kontaktuj się ze stronami zainteresowanymi, aby upewnić się, że uzgodnione rozwiązania są wdrażane i że konflikt nie pojawi się ponownie.
Podczas zarządzania konfliktami między interesariuszami spróbuj zrozumieć przyczyny konfliktu, oraz zachęcaj do otwartej komunikacji. Praktykuj aktywne słuchanie, stosuj technik negocjacji, oraz skupiaj się na ich interesach. Opracuj plan rozwiązywania konfliktów. Zastanów się jak porozumienia będą dokumentowane w celu zapewnienia skuteczności ich rozwiązania. Poprzez proaktywne i konstruktywne rozwiązywanie konfliktów jako kierownik projektów możesz poprawić relacje z interesariuszami i zwiększyć prawdopodobieństwo powodzenia projektu.
Każdy interesariusz wymaga odpowiedniego podejścia. W strategii zarządzania interesariuszami komunikacja powinna być dostosowana do poziomu zaangażowania i preferencji danej osoby lub grupy. Zalecamy analizowanie interesariuszy i raportowanie według potrzeb danej osoby bądź grupy osób. Poniżej przedstawiam przykłady strategii komunikacyjnych, które można użyć:
- Regularne raporty dla sponsorów i zarządu. Do przedstawienia status projektu, aktualny budżet, oraz ewentualne ryzyka.
- Regularne spotkania zespołu projektowego
- Indywidualne rozmowy z kluczowymi interesariuszami
- Sesje informacyjne dla szerokiej grupy interesariuszy
W planie komunikacji zawrzyj jakie informacje będą przekazywane, oraz jakie osoby będą odpowiedzialne za komunikację, a także jak często należy kontaktować się z interesariuszami.
Przeczytaj również Jak dostosować przekaz do różnych interesariuszy? – Zarządzaj Projektami
Monitorowanie i dostosowywanie strategii
Pamiętaj, że zarządzanie interesariuszami w projecie to proces ciągły. Stosuj regularną analizę ich potrzeb i reakcji co pozwoli na bieżąco dostosowywać strategie. Należy pamiętać, że stanowiska poszczególnych osób podczas trwania projektu mogą się zmienić. Stosuj ciągły monitoring interesariuszy poprzez wprowadzanie regularnych ankiet i prośbę o feedback. Spotkania statusowe oraz rozmowy indywidualne także mogą być wykorzystane do przeanalizowania interesów poszczególnych interesariuszy.
Podsumowanie
Skuteczna strategia zarządzania interesariuszami w projekcie to nie tylko analiza ich wpływu, ale także budowanie relacji, komunikacja i elastyczność w dostosowywaniu strategii. Kluczowe kroki to:
- Identyfikacja interesariuszy
- Analiza ich wpływu i oczekiwań
- Opracowanie strategii komunikacji
- Zarządzanie oczekiwaniami i konfliktami
- Regularne monitorowanie i dostosowywanie podejścia.
Dobrze zarządzane relacje z interesariuszami pozwalają nie tylko zwiększyć szanse na powodzenie projektu, ale także uniknąć potencjalnych konfliktów i nieporozumień. Skuteczna komunikacja i otwartość na feedback pomagają w budowaniu zaufania oraz utrzymaniu dobrych relacji na dłuższą metę. Zarządzanie interesariuszami to nie jednorazowe działanie, ale dynamiczny proces, który powinien być stale udoskonalany.