Jak dostosować przekaz do różnych interesariuszy?

Wstęp

Komunikacja jest jednym z kluczowych elementów sukcesu projektu. Każdy interesariusz ma inne potrzeby informacyjne, preferencje dotyczące sposobu komunikacji oraz oczekiwania co do częstotliwości otrzymywania informacji. Dostosowanie przekazu do różnych grup pozwala uniknąć nieporozumień, zwiększa zaangażowanie oraz poprawia efektywność zarządzania projektem.

Jak identyfikować potrzeby komunikacyjne interesariuszy?

Identyfikacja wymagań komunikacyjnych jest krytycznym aspektem w zarządzaniu projektami. Ma na ona na celu zapewnienie odpowiedniej informacji do odpowiednich osób w odpowiednim czasie. Poniżej przedstawiam etapy w celu identyfikacji wymagań komunikacji różnych interesariuszy projektu:

1. 1. Zidentyfikuj Interesariuszy projektu
      
      • • Wykorzystaj do tego wykresów organizacyjnych oraz struktury projektu
      • • Zastanów się jakie departamenty będą uczęstniczyć w projekcie
      • • Weź pod uwagę ilość osób mogących wziąść w projekcie oraz ich lolalizacje. Niektóre osoby będą na miejscu a niektóre będą dostępne tylko zdalnie.

1. 1. Przeanalizuj wymagania poszczególnych interesariuszy oraz ich zainteresowania odnośnie projektu
      
      • • Wykorzystaj macierz Mendelowa do zmapowania interesariuszy. Więcej jak to zrobić znajdziesz w tym wpisie Strategie zarządzania interesariuszami w projekcie – Zarządzaj Projektami

1. 1. Zdeterminuj wymagania komunikacyjne każdego interesariusza
      
      • • Wykorzystaj 5Ws (Why, What , When, Where, Who) oraz 1H (How) dla każdego interesariusza
      • • Oceń jakie informacje interesują dane osoby

1. 1. Opracuj Plan Komunikacyjny
      
      • • Zdefiniuj styl komunikacji oraz częstotliwość przekazywania informacji
      • • Miej pewność, że przekazywana informacja jest precyzyjna, „w punkt” bez zbędnych niepotrzebnych informacji. Zapewni to jasność przekazywanych informacji.

1. 1. Monitoruj i dopracowywuj
      
      • • Gdy nowi interesariusze będą brani pod uwagę, przeanalizuj ich.
      • • Niektórzy interesariusze mogą się zmienić, bądź odejść z projektu

Przykłady dobrych praktyk i błędów w komunikacji

Prawidłowa komunikacja jest niezbędna w celu uniknięcia nieporozumień, a także utrzymania projektu na właściwych torach. Oto kilka przykładów dobrych i złych nawyków w komunikacji

1. 1. Dobre Praktyki
      
      • • Regularne aktualizacje – Zapewnij przejrzystość działań poprzez cykliczne raporty. Przeprowadzaj spotkania statusowe, a ważne informacje przekazuj jak najszybciej
      • • Postaraj się o jasny i zwięzły przekaz – Unikaj zbędnej biurokracji oraz stosuj prosty i łatwy do zrozumienia język.
      • • Przeprowadzaj dwustronną komunikację – Postaraj się o aktywny udział poszczególnych grup interesariuszy. Na przykład zgłaszanie uwag i pytań oraz wspólne podejmowanie decyzji.
      • • Ze względu na odmienność interesariuszy postaraj się o personalizację komunikacji. Dlatego ważny jest inny styl komunikacji do kadry kierowniczej a inny do technicznej.
      • • Przede wszystkim pozostań otwarty na nowe pomysły i idee.

1. 1. Złe Praktyki
      
      • • Ponieważ ludzie są coraz bardziej zapracowani, przekazywanie zbyt dużej informacji może doprowadzić do chaosu.
      • • Konkretne grupy będą chciały otrzymywać spersonalizowane informację, dlatego też utrzymanie uniwersalnego stylu dla wszystkich interesariuszy często okazuje się nieskuteczne.
      • • Zarząd potrzebuje jasnych informacji, zatem dla tej grupy stosuj język nietechniczny.
      • • Nigdy nie ignoruj interesariuszy. Pomimo braku zaangażowania jakiejś grupy, wciąż informuj ją o planowanych działania

Grupy interesariuszy i rekomendowane formy komunikacji

Poniżej przedstawiono tabelę zawierającą grupy interesariuszy z formami komunikacji, która może znaleźć się w lanie komunikacji projektu.